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Première épisode de la série « Exemples d’outils »Première épisode de la série « Exemples d’outils »
Cette nouvelle rubrique a pour but de vous aider à vous projeter, à comprendre ce que l’informatique et le numérique peuvent vous apporter.
Avec ces illustrations de cas concrets, nous espérons pouvoir vous inspirer, vous convaincre que tout cela n’est pas réservé seulement aux grands groupes et aux multi-nationales mais que vous aussi : artisans, commerçants, PME, TPE, professions libérales, associations vous pouvez tirer votre épingle du jeu et proposer de nouvelles expériences à vos salariés mais aussi à vos clients !
Pour cette première, nous allons nous intéresser à un cas que beaucoup d’entre vous connaissent : ce téléphone, oui ce TELEPHONE que vous ne supportez plus d’entendre sonner à longueur de journée et pire encore, soir et week-end ! Ce téléphone qui vous empêche de vous concentrer plus de 30 min d’affilé dans votre journée, celui qui donc pèse sur votre efficacité, sur votre concentration et agit sur votre stress au bureau, en voiture ou chez vos clients.« Qui est-ce qui m’appelle encore ? », "Qu’est-ce que j’ai oublié cette fois-ci ? », « Mince, Mr X, j’ai toujours pas pris le temps de faire son devis … ».
Je suis persuadé que beaucoup d’entre vous peuvent se reconnaitre dans ce « cliché » pourtant bien réel ! Pour notre part, nous allons nous concentrer sur un domaine d’activité en particulier : le service à la personne ou aux professionnels. Cela dit, l’idée générale peut être adaptée à beaucoup d’autres activités, je vous laisse vous projeter …
Le contexte
Faisons un petit brief rapide, votre activité consiste à fournir des services à des particuliers ou des professionnels du type : taille de haie, désencombrement d’un dépôt, petit travaux du quotidien : changer une serrure, ajuster une porte qui ne ferme plus, nettoyer une terrasse … C’est cette multitude de « petites » tâches qui rendent de grands services, qui génère votre chiffre d’affaire certes mais aussi vos nombreux coups de fils ! En effet, un développeur qui reste 2 ans sur une même mission, est moins propice à être dérangé par son seul client (et encore !) que vous qui multipliez les clients et les services.
On peut ainsi identifier plusieurs problématiques en répondant à cette question : « Pourquoi mes clients m’appellent-t-ils ?
- Pour savoir si vous fournissez tel ou tel service.
- Parce qu’ils ont un service à me demander.
- Pour savoir combien mon service va-t-il leur coûter.
- Parce qu’ils souhaitent savoir quand je vais pouvoir fournir le service demandé.
- Parce qu’il y’a une urgence.
- Pour savoir pourquoi je ne décroche pas mon téléphone (humour).
Les réponses
Maintenant qu’est-il possible de faire pour répondre à ces besoins sans téléphoner ?
La première chose, un site web à jour qui permet d'exposer mon métier et mes services de façon claire et limpide. Dans un second temps ce site peut s’incrémenter d’une page de contact, ou de demandes permettant de centraliser les demandes sur un back-office* sécurisé.De cette manière on risque de s’éviter une partie des appels des deux premiers points évoqués. Certes certaines personnes continueront de vous téléphoner car réticentes à l’utilisation du net, mais on peut déjà certainement éviter le chargeur allume-cigare !
Pour traiter le point du prix, on peut imaginer demander via le site internet au client des précisions sur la demande. Cela implique au préalable d’avoir bien identifié mes services et les informations nécessaires pour pouvoir établir un devis. Par exemple, pour la tonte d’une pelouse, on peut imaginer demander au client lors de sa demande, la surface à tondre, s'il possède une tondeuse, si il souhaite garder les résidus de tonte ou si nous devons les évacuer.
De cette manière lorsque le client effectue sa demande sur le site internet, en fonction des services choisis, le formulaire s’adapte et propose les bonnes questions. Ensuite deux solutions, soit le site génère automatiquement le devis et le met à disposition du client soit, c’est à moi via mon back-office de chiffrer manuellement la demande et en cliquant sur un bouton j’envoie automatiquement mon devis au client par email.
Reste à traiter les points concernant le planning ! Et bien toujours dans ce Back-office, nous pouvons créer une page planning. Elle vous affiche à l’écran un agenda d’un coté et de l’autre la liste de vos demandes validées, par glisser/déposer, vous organisez vos journées en disposant les demandes les unes à la suite des autres puis lorsque vous décidez que votre planning est correct, vous enregistrez et automatiquement votre outil informe les clients par email de la date et de l’heure de votre intervention. Il est même envisageable de créer un système qui automatise la répartition des demandes selon vos horaires de travail mais aussi selon les zones géographiques afin d’optimiser vos déplacements. Autre opportunité, 2h avant votre arrivée, ou la veille, de façon automatisée, l’outil peut envoyer un petit rappel par SMS au client pour l’informer de votre venue.
Pour terminer, vous allez me dire, ok et pour les urgences ? Mon client a perdu ses clés et nécessite de faire appel à mes talents de serrurier. Evidement il ne souhaite pas patienter quatre heures dehors ! Et bien sur votre site internet, nous pourrions créer une page urgence mettant en avant les créneaux demeurant libres dans votre planning. Ainsi votre client à un visuel de quand vous pourriez intervenir et dans le cas ou vous n’avez pas de disponibilités, faire appel à son assurance ! De votre coté, les urgences peuvent compléter les « trous » dans vos journées et ainsi optimiser votre temps ! Et qui plus est, avec un bon référencement, vous risquez même de convertir quelques nouveaux étourdis qui devant leur porte verrouillée taperont : "urgence j’ai perdu mes clés « et arriveront sur votre site web !
The end !
Nous en avons terminé pour ce première exemple, j’espère que certains s’identifieront à cette situation et se diront c’est vrai finalement l’informatique peut m’aider !
Peut-être que d’autres ne seront pas convaincus mais peut-être aussi que certains vont nous appeler et dire cet outil je le veux !
Quoi qu’il en soit, n’hésitez pas à nous contacter, nous pouvons étudier votre situation ensemble, chiffrer le coût d’une solution, cela est gratuit et n’engage à rien alors n’hésitez plus !
Vous pouvez aussi nous suggérer des cas, des besoins en commentaires qui feront peut-être l’objet de notre prochain article de cette rubrique !
Reste pour nous qu’à vous souhaitez une bonne réflexion et un très bon weekend ! A très bientôt chez Web & Co 2.0
*Back-office : c'est le coté administration d'un site web, souvent sécurisé via un login et mot de passe il permet de paramétrer, administrer son site. Au contraire du Front-office cette partie n'est visible que par une faible quantité de personnes Analyse 40 Mobile 10 Design 27 Transfo numérique 35 Innovations 32 Développement 54 Intégration 38
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