Article
Organisation de tâchesOrganisation de tâches
Cette semaine, nous avons choisi de vous parler de tâches ou plutôt d’organisation de tâches.
En effet, aujourd’hui quel métier, quelle activité ne possède pas sa liste de tâches ? Il existe par conséquent une multitude d’outils permettant de les gérer. Pour citer les plus connus : Trello, Redmin, Project, Asana, Todoist … Ces différentes plateformes, de gratuites pour certaines à excessivement couteuses pour d’autres, permettent d’organiser, de planifier vos actions à réaliser. Mais il y’a un « mais », en effet vous vous doutez bien que si nous vous parlons de « gestionnaire de tâches » dans notre rubrique « Exemples d’outils » ce n’est pas pour vous faire la promotion de telle ou telle solution mais plutôt de vous montrer les limites d’un outil standard vis à vis des avantages d’une solution sur mesure sinon l’article se situerai plutôt dans notre rubrique « Veille Techno ».
Donc, dans un premier temps nous allons chercher à comprendre les limites de ces solutions clefs en main.
1 : Sécurité des données
Certains de ces outils sont disponibles en ligne en mode saas, se pose donc la question de la sécurité des données. Qui souhaiterait que l’ensemble de ces tâches soit expliqué, exposé au monde entier ou encore mieux indexé par un moteur de recherche ? Nous ne remettons absolument pas en cause la qualité de ces outils ni même leurs niveaux de sécurité, cependant les politiques de confidentialité de chacun sont rarement claires et souvent rédigées en anglais.
Sur d’autres solutions la problématique est différente car les solutions sont installables sur vos infrastructures : vos propres serveurs ou ordinateurs.
2 : La simplicité de mise en place
Si certains outils sont disponibles en ligne d’autres requièrent une installation qui elle même parfois peut demander des compétences techniques parfois poussées. C’est le cas par exemple de Redmine qui requière une installation serveur avec au préalable des services de bases de données et de serveurs web installés. Même si désormais il existe une solution en ligne, d’autres comme Project de Microsoft s’installent directement sur votre poste . Se pose donc désormais la question de la collaboration des personnes sur le projet, comment ont-elles accès aux informations si les données sont sur votre ordinateur, comment fait-on si à chaque mise à jour du planning, vous devez envoyer votre fichier par email, et si votre client souhaite avoir lui aussi accès aux infos et qu’il ne possède pas le logiciel ?
3 : Le travail d’équipe
L’idée principale de la mise en place d’un outil de gestion de tâche, de planification, de conduite de projet c’est que tous les acteurs qui gravitent autour soient informés des actions en cours, des actions à venir, des deadlines à tenir, des changements de plannings, éventuellement des congés de chacun, des tâches bloquantes … Il faut donc que les outils permettent à chacun de trouver sa place, de contribuer efficacement à faire avancer les choses. Pour cela certains disposent de différents types de comptes, certaines fonctionnalités sont restreintes en fonction du rôle des utilisateurs, certaines pages sont visibles d’autres non, en fonction des outils, les possibilités sont parfois très restreintes et d’autres fois trop nombreuses …
4 : Les fonctionnalités
C’est l’un des facteurs de choix le plus important : l’outil dispose-t-il des fonctionnalités qui répondent à mon besoin ? Une fois de plus en fonction des acteurs du marché, il y’a pléthore de possibilités. Pour faire son choix, rien de mieux que de les tester … Cependant, Théophraste disait : « La plus couteuse des dépenses, c’est la perte de temps » et effectivement pour tester, vous allez rentrer dans ce scandale de perdre du temps pour en gagner. Bon maintenant que vous avez identifié les logiciels qui répondent à vos besoins, lequel est le plus simple d’utilisation ?
5 : La prise en main
Pour cette partie, une fois n’est pas coutume, rien de mieux que l’utilisation, le test pour se rendre compte de la simplicité ou non de prise en main de l’outil. L’ergonomie est-elle bien pensée, mes collaborateurs l’utiliseront-ils ? Trouveront-ils les informations dont-ils ont besoin de façon limpide et efficace ? Théophraste pourra se retourner dans sa tombe, testez, testez, testez et détestez, il n’y a que comme ça que vous pourrez répondre à ces questions !
6 : L’ouverture
Aujourd’hui les entreprises disposent de plus en plus d’outils, de moyens de communication tout cela intégré dans un système d’information. On peut ainsi imaginer que notre outil de planification s’inclut dans un système potentiellement existant. Il faut donc s’interroger sur son intégration et de son ouverture sur le monde extérieur, peut-il partager des données, permet-il de s’intégrer avec notre serveur email, peut-on récupérer des indicateurs de temps pour gérer notre facturation … Encore une multitude de questions qui de plus seront appelées à être modifiées au cours du temps avec l’évolution de votre activité, de votre entreprise …
Maintenant pourquoi opter pour une solution sur-mesure ?
Nous sommes partis de cette analyse pour notre système de gestion de tâches. Pour répondre à toutes ces problématiques : une solution s’est imposée : développer notre propre système.
Le développement sur mesure permet de répondre à toutes ces problématiques : Vous imposez le niveau de sécurité que vous souhaitez, votre prestataire se charge de toute la partie mise en oeuvre de la solution y compris l’installation, vous intégrez les différents acteurs qui utiliseront l’outil à sa conception ainsi chacun trouve sa place. Le logiciel est développé pour vous, selon votre fonctionnement, vous ne vous adaptez pas, c‘est lui qui s’adapte. Toutes les fonctionnalités dont il dispose, vous les avez pensées, conçues il n’y a donc pas de perte d’argent sur des choses que vous n’utiliserez pas, la prise en main est rapide car elle est pensée pour vous et par vous ! De plus vous êtes propriétaire de la solution, à tout moment vous pouvez donc la faire évoluer, l’ouvrir sur d’autres outils, la faire communiquer avec votre CRM, avec vos outils de comptabilité … Vous êtes le seul maitre à bord.
L’article commençant à être un peu long, je vous invite à vous inscrire à notre newsletters pour être informé de la publication du prochain article qui vous présentera notre propre système de gestion de tâches que nous nous sommes développé. Pour ça, en bas de page vous trouverez un onglet "Restez informés"
A très bientôt
Analyse 40 BigData 16 Sécurité 23 Design 27 Transfo numérique 35 Innovations 32 Base de données 24 Développement 54 Intégration 38
COMMENTAIRES