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Notre outil de gestion de tâchesNotre outil de gestion de tâches
Suite à notre article précédent, nous avons décidés de vous parler de notre propre outil de gestion de tâches.
L’idée du développement de cet outil que nous appellerons Suivi est née d’un constat. Travaillant essentiellement depuis chez nous, nous passions beaucoup de temps à échanger par téléphone ou via des messageries instantanées pour connaitre l’avancement de tel ou tel projet, quelle était la prochaine étape, quand pourrions nous commencer telle fonctionnalité qui nécessite au préalable que la base de données soit créée …
A partir de là, nous nous sommes posé la question : « est-ce qu’un outil actuellement sur le marché peut convenir à notre besoin ? » Nous avons donc commencé à tester quelques solutions et nous sommes assez rapidement arrivés aux limites décrites dans l’article précédent ( Voir l'article ). Nous avions déjà un système permettant de gérer la facturation de nos clients avec une structuration par projets. Nous souhaitions donc garder ce principe … A l’époque nous n’avions pas encore Gitlab, ni notre interface client ni même la volonté de gérer les anomalies projets via cet outil mais nous reviendrons par la suite sur les évolutions de notre outil.
Le choix s’est donc assez rapidement orienté vers le développement d’un solution sur mesure comportant deux grands axes : la gestion des tâches projets et la communication interne.
Module de création et suivi de tâches : il permet de créer une tâche identifiée par une date de création, un projet, une description, un niveau de priorité, une date de livraison et si elle est liée ou non avec une ou plusieurs tâches devant être réalisées préalablement. Ainsi notre équipe peut trier les tâches par projets, par niveau de priorité, par date de livraison souhaitée. En cliquant ensuite sur une tache vous pouvez vous l’attribuer et faire avancer son pourcentage de réalisé. Chacun à donc via son tableau de bord un suivi des tâches en cours, des prochaines tâches à réaliser et des tâches qui bloquent d’autres tâches. Il est aussi possible de commenter certaines tâches afin de mettre en lumière certains points pour que l’équipe au complet soit au courant.
Nous ne nous attarderons pas sur le système de communication qui n’est pas le sujet ici : il s’agit d’un dispositif permettant de discuter autour d’un projet avec les différents acteurs via des fils de conversation style Facebook Messenger.
Nous avions donc la V1 de notre outil de suivi et assez rapidement, nous nous sommes rendu compte du gain de temps pour tout le monde. C’est pourquoi nous avons continuer à faire évoluer l’outil : les objectifs suivants : intégrer le temps passé de chaque développeur sur les différentes taches auxquelles il participe pour nous permettre d’analyser tout cela et de le mettre en corrélation avec notre facturation mais aussi pour permettre d’analyser la qualité de nos chiffrages réalisés en amont du projet. Tous nos développeurs saisissent donc quotidiennement le temps passé sur chaque tâche, y compris nos taches internes qui sont elles aussi gérées par projet par exemple la comptabilité, la communication …
Nous avons aussi constaté que nous rencontrions parfois des anomalies similaires d’un projet à l’autre, des erreurs communes et nous avons décidé de capitaliser sur ces problèmes … Pour cela nous avons intégré un module de gestion d’anomalies qui permet de décrire une anomalie rencontrée, de la traiter telle une tâche puis de décrire le correctif apporté. De cette manière nous créons au cours du temps une base de données correctives permettant d’améliorer notre temps de correction. La V2 de notre application est née et traite désormais des taches, des anomalies, des imputations et toujours ce système de messagerie interne.
Par la suite nous avons choisi de migrer notre versioning de SVN vers Git avec le choix d’une solution : Gitlab (consultez l’article ici ). Gitlab intégre, lui aussi, un système de suivi : les tâches correspondent à des Issues qui donnent lieu à différentes branches sur nos projets. L’avantage ici d’avoir son propre système c’est l’ouverture. En effet nous avons pu ouvrir notre outil de suivi pour s’intégrer avec Gitlab. D’une tache nous pouvons donc créer une issue dans Gitlab et suivre son avancement directement dans notre outil. Cela nous permet une fois de plus de capitaliser sur nos développements, de retrouver facilement les changements dans notre code spécifique à une tâche …
De plus l’outil et les données afférentes à celui-ci nous appartenant, nous avons exploité tout cela pour créer l’outil de suivi client. Nos clients disposent donc d’une interface permettant de suivre, eux aussi, les différentes taches de leurs projets respectifs, les suivis financiers grâce aux imputations mais aussi de déclarer des anomalies être de suivre leurs traitements. Nous réfléchissons aussi à l'heure actuelle à intégrer un module de chat pour que nos clients puissent directement discuter avec nos équipes.
Pour conclure cette présentation, vous noterez donc que l’avantage d’un système interne, c’est de tout maitriser.Vous êtes maitre de vos données, vous pouvez donc les exposer, les exploiter comme bon vous semble. Vous pouvez faire évoluer votre outil au rythme de votre entreprise et l’ouvrir sur vos autres solutions afin de partager et d’échanger des données pour capitaliser au maximum.
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