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Cette semaine pour notre rubrique « Exemples d’Outils », les vacances se terminant, nous avons choisi de vous parler d’associations sportives et/ou culturelles.
Une grande problématique de ce modèle associatif, est qu'il réside très souvent sur le bénévolat : sur des adhérents motivés qui investissent de leur temps et de leur personne pour faire vivre ces associations, pour les faire grandir, pour les faire connaître … Seulement certaines tâches, certains process sont longs et fastidieux et imposer à quelqu’un de bénévole de les effectuer n’est pas forcement chose simple.
C’est de ce constat que nous démarrons pour introduire l’informatique, ;en effet certains événements très importants de la vie d’une association peuvent exister et être accompagnés à l’aide d’outils informatisés.
Début de saison, la rentrée, la gestion de l’adhésion :
Quelle galère ! L’adhérent complète une fiche d’inscription qui ensuite va être recopiée dans différents outils : l’adresse email dans les mailing-liste, les coordonnées dans les outils des fédérations, re-saisir les différentes infos dans les fichiers de l’association ( pour les entraineurs, pour gérer les cotisations, pour la ou le trésorièr(e), pour gérer les droits d’accès sur des créneaux horaires,pour les assurances …
Et si plutôt que de multiplier les outils et les informations vous centralisiez tout dans un seul et même outil ?
Sur le site web de l’association, créer une page de demande d’adhésion, l’utilisateur est invité à saisir ses informations personnelles, à faire ses choix de séances, etc etc … Vous faites un geste pour la planète : plus de papier, vous passez pour une asso « moderne », vous évitez à un bénévole de saisir des informations …Ensuite l’outil se charge du reste, en fonction des critères choisis par l’adhérent lors de son inscription, votre site web ou votre outil va effectuer un certains nombre d’actions automatiques : ajout dans une mailing-liste par exemple …
Ensuite il est possible de développer toutes sortes de services autour de ces données :
Prenons quelques exemples concrets :
Imaginons une association de danse, disposant de plusieurs créneaux en adéquation avec le niveau et le style de danse. Un adhérent s’inscrit pour un créneau en particulier, manque de chance sur une date précise la salle n'est pas dispo, l’outil peut permettre à un bénévole d’informer via un email automatisé l’ensemble des personnes concernées par cette annulation.Autre exemple, le nombre de place dans chaque créneau étant limité, le professeur doit pointer les personnes présentes sur chaque créneau. Il est possible de créer une page sur laquelle le prof se connecte via son mobile au début du cours qui affiche la liste des personnes inscrites sur son créneau et sur laquelle il effectue le pointage. Dans le cas de plusieurs absences consécutives d’un adhérent, une notification peut être envoyé à un bénévole afin de prendre une décision si cette personne peut être ou non remplacée par une autre en liste d’attente.
Oublions la danse et les paillettes, parlons virilité et poings : la boxe. Vos boxeurs s’entrainent durs et souhaitent s’inscrire à des tournois. Pour des questions d’assurance vous souhaitez être au courant de toutes les inscriptions. Réalisons donc un écran ou vos adhérents puissent se connecter et disposent de la liste des tournois auxquels ils peuvent s’inscrire et laissons leur la possibilité de le faire directement en ligne … vous éviterez ainsi de déplacer un bénévole sur un créneau pour gérer ça et surtout vous avez une trace permanente de l’inscription de chacun. Cette trace peut aussi permettre de facturer les inscriptions aux tournois à chacun, de tenir à jour sur le site une page avec les résultats de chacun …Allons même plus loin, pour attirer les talents, votre club décide de mettre en place un certain nombre d’avantages liés au niveau du boxeur. Par exemple si un adhérent remporte un tournoi, son inscription au tournoi suivant est offerte par le club … de la même manière, vous pouvez faire évoluer votre propre outil afin de demander à un bénévole ou directement à un adhérent de saisir les ou ses résultats. L’outil se charge du reste, lors de la prochaine inscription, l’adhérent ne recevera pas la facture d’inscription dans le cas ou il a au préalable remporté un tournoi …
La fin de saison approche, le bilan aussi …
Tout au long de l’année ou de la saison, vos outils vous ont permis de générer de la donnée que vous stockez dans une base. Maintenant il en temps d’exploiter tout ça. Créons des pages de statistiques permettant de vous informer : combien de tournois ont été offert par le club ? Combien d’adhérents ? Y’a-t-il une corrélation entre le nombre de danseurs sur un créneau et l’identité du prof qui effectue la séance ? Enormément de questions sont envisageables et ces données peuvent permettre de s’améliorer, de faire croître le nombre d’adhérent, de conforter certains choix …
Une fois de plus, nous sommes très ouvert aux discussions et si vous avez des questions si vous vous interrogez sur le bien fondé d’une telle solution pour une association que vous fréquentez ou que vous connaissez, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serions ravis d’échanger , de vous faire part de nos expériences et de notre savoir-faire vis à vis de ces outils qui peuvent révolutionner ce monde associatif …
A très bientôt
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